Privacybeleid
Bij Meldify staat uw veiligheid en anonimiteit op nummer één. Hier leggen we uit hoe we dat garanderen.
1. Minimale gegevensverwerking
Meldify vraagt en bewaart alleen gegevens die strikt nodig zijn om een melding te kunnen beoordelen en opvolgen. Bij een volledig anonieme melding worden geen naam, e‑mailadres, telefoonnummer of ander direct herleidbaar gegeven opgeslagen. Technische gegevens, zoals log‑informatie, worden waar mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd.
2. Anonimiteit en keuzes voor de melder
De melder kiest zelf of hij volledig anoniem blijft, via een anonieme chatcode wil reageren of zijn contactgegevens vertrouwelijk wil delen met een aangewezen vertrouwenspersoon. Die keuze wordt bij iedere melding duidelijk uitgelegd, inclusief wat dit betekent voor terugkoppeling en bereikbaarheid. De standaardinstelling is gericht op maximale bescherming van de identiteit van de melder.
3. Encryptie en beveiliging
Alle gegevens worden verzonden via versleutelde SSL/TLS‑verbindingen. Meldingen en bijlagen worden versleuteld opgeslagen in de database en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers binnen de betreffende organisatie. Toegang tot het beheerdersdashboard is beveiligd met sterke authenticatie, sessiebeveiliging en rol‑/rechtenbeheer, zodat onbevoegden geen inzage krijgen.
4. Bewaartermijn en verwijdering
Meldingen worden niet langer bewaard dan nodig is voor de afhandeling en eventuele wettelijke verplichtingen van de organisatie. Na afloop van de bewaartermijn kan een melding automatisch worden geanonimiseerd of verwijderd. Organisaties krijgen heldere richtlijnen over passende bewaartermijnen en kunnen, waar toegestaan, zelf instellingen kiezen binnen het platform.
5. Delen met derden
Gegevens uit Meldify worden niet verkocht of gebruikt voor marketingdoeleinden. Uitwisseling met derden vindt alleen plaats als dat noodzakelijk is voor de afhandeling (bijvoorbeeld een externe vertrouwenspersoon) of als er een wettelijke verplichting bestaat. In die gevallen wordt altijd gewerkt met duidelijke afspraken over geheimhouding, beveiliging en doelbinding.
6. Rechten van betrokkenen
Waar de situatie en wetgeving dit toelaten, kunnen betrokkenen inzage vragen in hun gegevens, laten corrigeren wat onjuist is of verzoeken om verwijdering. Omdat Meldify ook anonieme meldingen mogelijk maakt, wordt hierbij zorgvuldig afgewogen wat technisch en juridisch haalbaar is zonder de anonimiteit te doorbreken.
7. Verantwoordelijke organisatie en vragen
Voor iedere meldomgeving is de aangesloten organisatie zelf verwerkingsverantwoordelijke. Meldify treedt op als verwerker en sluit verwerkersovereenkomsten af volgens de AVG. Vragen over privacy, gegevensverwerking of beveiliging kunnen worden gesteld via het contactkanaal dat in de meldomgeving wordt vermeld (bijvoorbeeld de privacy‑officer of FG van de organisatie).